موجب ماده 12 آئین نامه ، کلیه تصمیمات مجمع عمومی شرکا باید در صورتجلسه نوشتهشده و به وسیله مدیر یا مدیران نگهداری شود. بنابراین تمامی صورت جلسات مجامع عمومی باید حفظ و در مواقع لزوم به مبادی ذیربط ارائه و استناد شود ، زیرا این صورت جلسات به امضای کلیه حاضرین رسیده و مفاد آنها از مهمترین مدارک قابل استناد است