طبق قوانین مربوط به مالکیت مشترک و آئیننامههای ساختمانها (که معمولاً در اساسنامه ساختمان ذکر میشود)، برای انتخاب مدیر و تعیین میزان شارژ، باید جلسهای رسمی با حضور مالکین یا نمایندگان قانونی آنان برگزار شود. در این جلسات باید تصمیمات با توافق اکثریت مالکین یا متناسب با مقررات اساسنامه ساختمان گرفته شود. همچنین مستندات هزینهها باید شفاف و قابل دسترسی برای تمامی مالکین باشد.