بعد از اتمام مزایده و تنظیم صورتجلسه مزایده، نامه ای خطاب به دفترخانه جهت تنظیم سند داده می شده که این پروسه حداکثر 10 روز طول می کشه. اما دفترخانه فورا سند انتقالی ملک را به نام برنده ثبت نمی کنه و از مراجعی چون شهرداری و دارایی استعلام می کنه. زمان پروسه به سرعت پاسخگویی ادارات فوق بستگی دارد. سندی که دفترخانه بعد از وصول استعلامات صادر می کند سند انتقالی اجرایی نام دارد