در صورتی که اشخاص ذینفع بخواهند در خصوص انجام امر اداری ( فعل ) یا خودداری از انجام آن ( ترک فعل ) شکایتی در دیوان عدالت اداری داشته باشند ابتدا میبایست تقاضای خود را کتباً به دستگاه مربوطه ارائه نمایند روشهایی که اشخاص میتوانند درخواست بدهند عبارتند از:
ارائه درخواست کتبی مستقیم به دستگاه مربوطه و درخواست رسید کتبی نمایند یا از طریق اظهارنامه یا پست سفارشی یا هر طریق قابل اثبات دیگر میتوانند درخواست خود را مطرح نمایند در این خصوص دستگاه مربوطه باید ضمن ثبت درخواست و ارائه رسید به متقاضی حداکثر ظرف مهلت سه ماه به صورت کتبی و قطعی به متقاضی پاسخ دهد چه در جهت قبول و پذیرش درخواست و چه از جهت رد تقاضای متقاضی. حال چنانچه در قوانین ظرف زمانی معینی برای پاسخگوی دستگاه ها و ماموران تعیین شده باشد یا در صورتی که فوریت داشته باشد باید طبق همان قانون عمل کند.
در این صورت در خصوص عملکرد دستگاه مربوطه به درخواست متقاضی سه حالت پیش میآید:
1- دستگاه مربوطه پاسخ مثبت به درخواست متقاضی میدهد :
در این صورت متقاضی به حق خود رسیده و بنابراین نیازی به طرح شکایت در دیوان عدالت اداری نیست.
2- دستگاه مربوطه به متقاضی پاسخ منفی میدهد :
الف- متقاضی از پاسخ منفی دستگاه مربوطه قانع میشود:
فلذا از طرح شکایت در دیوان عدالت اداری صرف نظر میکند.
ب - متقاضی از پاسخ منفی دستگاه مربوطه قانع نمیشود :
فلذا در این صورت اشخاص مقیم داخل کشورمیتواند ظرف مدت ۶ ماه از تاریخ ابلاغ پاسخ منفی و یک سال برای اشخاص مقیم خارج از کشور حق شکایت در دیوان عدالت اداری ایجاد میشود البته در صورتی که معاذیر قانونی و شرعی شخص ذینفع احراز شود این معاذیر قانونی به مهلت مذکور اضافه میشود.
3- دستگاه مربوطه هیچ پاسخی به متقاضی نمیدهد :
در این صورت شخص ذینفع بعد از گذشت سه ماه از زمان انقضای مهلت پاسخ یا تقدیم درخواست یا در صورتی که از طریق اظهارنامه یا طرق دیگر قابل اثبات از جمله پست سفارشی به دستگاه ذیربط ارسال نموده باشد سه ماه از گذشت زمان وصول درخواست به دستگاه مربوطه حق شکایت در دیوان عدالت اداری خواهد داشت با این توضیح که چنانچه معاذیر قانونی و شرعی احراز شود به مهلت مذکور افزوده میشود .
باید دانست عدم پاسخگویی و استنکاف از ثبت درخواست و ارائه رسید توسط دستگاهها تخلف اداری محسوب میشود.