ویژگی های صورتجلسه هیئت مدیره
ویژگی های صورت جلسه هیات مدیره شرکت:
۱- صورتجلسه هیات مدیره نباید به صورت دستگردان تنظیم و امضا شود بلکه می بایست در همان جلسه هیئت مدیره، تنظیم شده و به امضا اعضای حاضر برسد.
۲- بلحاظ شکلی، بهتر است صورتجلسه هیات مدیره در سربرگ شرکت تنظیم شود و دارای تاریخ و شماره باشد.
۳- بهتر است برای هر جلسه نوبت آن نیز ذکر شود مثلاً اگر جلسه برگزار شده در سال 1402 نخستین یا دهمین جلسه هیئت مدیره می باشد بهتر است در متن صورتجلسه هیئت مدیره اشاره شود که این جلسه مثلاً نخستین یا دهمین جلسه هیئت مدیره در سال 1402 می باشد
۴- در صورتجلسه هیئت مدیره باید تاریخ و ساعت و محل برگزاری جلسه هیات‌مدیره ذکر شود.
۵- صورتجلسه هیئت مدیره شرکت باید سه بخش اصلی داشته باشد:
نخست: دستور جلسه هیات مدیره که در مورد آن باید اعضای هیئت مدیره همفکری کنند.
دوم: خلاصه مذاکرات و نظرات مطروحه در جلسه هیات مدیره
سوم: مصوبات نهایی جلسه و شرح آن و نظر فرد یا افراد مخالف به مصوبه مذکور
۶- بهتر است صورتجلسه هیئت مدیره شرکت بیش از ۳ تا 5 صفحه نباشد.
۷- ذکر اسامی کلیه اعضای هیئت مدیره و تصریح به اینکه فرد مورد نظر در جلسه حاضر بوده یا غایب
8_بهتر است صورتجلسه هیئت مدیره شرکت به تعداد اعضای هیئت مدیره به اضافه سه نسخه تنظیم گردد.
یک نسخه: بایستی در بایگانی مصوبات هیات مدیره شرکت نگهداری گردد.
یک نسخه: برای ارایه به مراجع ذیربط (همانند اداره ثبت شرکت ها) در موارد لزوم در نظر گرفته شود.
یک نسخه: نیز بعنوان نسخه اضافی و احتیاطی در بایگانی مصوبات هیات مدیره شرکت نگهداری شود.
علاوه بر موارد سگانه فوق هر یک از اعضای هیئت مدیره می تواند یک نسخه از مصوبه را در بايگاني شخصی خود داشته باشند.
9_رئیس هیئت مدیره شرکت، مسئول اصلی صحت مندرجات و صحت امضای صورتجلسات هیئت مدیره شرکت می باشد. لذا صورتجلسه هیات مدیره باید با نظارت رئیس هیئت مدیره یا قائم مقام ایشون امضاء شود.
البته مسئولیت رئیس هیئت مدیره جهت نظارت بر امضاء اعضای هیئت مدیره می باشد و به هیچ وجه مانع مسئولیت کیفری فرد جعل کنند امضاء نمی شود.
